Cos’è Dropbox, come funziona e a cosa serve (Guida 2020)

Cos'è Dropbox e come si usa? In questa guida utente Dropbox troverai tutto quello che devi sapere per iniziare
Cos'è Dropbox come funziona e a cosa serve

Hai mai lavorato sul tuo computer portatile e ti sei mai accorto di aver bisogno di accedere a un file memorizzato sul tuo computer desktop? 

Senza essere fisicamente presente sul tuo desktop, non avrai alcuna possibilità, a meno che tu non abbia già impostato l’accesso remoto.

E’ qui che entra in gioco Dropbox

Funge da “tasca magica”, dove è possibile conservare i file per accedervi attraverso tutti i dispositivi. 

In questa guida ti spiegherò cos’è Dropbox, come sincronizzare i file e tutto ciò che il provider di archiviazione cloud è in grado di fare.

Cos’è Dropbox?

Dropbox è un fornitore di cloud storage. 

Consente di archiviare i file sui server di Dropbox, il che consente di accedervi su tutti i dispositivi. Pensalo come una chiavetta USB nel cloud.

Nel caso in cui non hai familiarità con il significato di “cloud”, questo termine si riferisce a servizi informatici che funzionano su Internet invece che sulla tua macchina locale. 

Nel caso di Dropbox, “il cloud” è il server Dropbox che contiene i tuoi file. Finché si può accedere al proprio account, è possibile accedere a questi file da qualsiasi dispositivo.

A cosa serve Dropbox?

La maggior parte delle persone usa Dropbox come luogo per conservare i loro file più importanti. 

Questo non solo permette loro di accedere a quei file da qualsiasi dispositivo, ma agisce anche come una sorta di backup. 

Questo perché i dati in Dropbox sono raggiungibili anche se il computer o il telefono sono morti.

Tuttavia, Dropbox ha altri usi. 

Ad esempio, rende facile la condivisione dei file con gli altri e offre un semplice backup mobile per le foto.

A breve tratterrò entrambi questi aspetti.

Come funziona Dropbox

Dropbox offre una varietà di servizi per i tuoi dati. Puoi caricare i tuoi file e inviarli a un altro utente con un account Dropbox.

Anche se non hai bisogno di trasferire file, puoi utilizzare il tuo account Dropbox come disco rigido di archiviazione separato, archiviando e accedendo comodamente ai tuoi file sul cloud.

Il software avanzato di Dropbox garantisce la sicurezza dei tuoi dati. 

Il tuo account è bloccato con un nome utente e una password che crei. Altri potenti metodi di crittografia sono applicati per garantire che i tuoi dati siano al sicuro.

Come iniziare con Dropbox

Vediamo come iniziare a lavorare con Dropbox in modo da poterne provare le caratteristiche.

Per iniziare, visita la homepage di Dropbox Basic e registrati per ottenere un account gratuito.

I prezzi di Dropbox

piani dropbox a confronto

Per iniziare, Dropbox offre un piano Basic che include 2GB di spazio in modo completamente gratuito

Se hai bisogno di più spazio, dovrai dare un’occhiata alla pagina Piani di Dropbox. I singoli possono scegliere tra Plus e Professional.

  • Plus costa 9,99 euro al mese se pagato annualmente e include 2 TB di spazio, oltre ad alcune funzioni extra come Smart Sync e la pulizia dei dispositivi remoti. 
  • Professional è di € 16,58 al mese e include 3TB di spazio, oltre a funzionalità aggiuntive come i controlli dei link condivisi e il watermarking.

Dropbox offre anche Business plan, ma in questa guida ci focalizzeremo sui singoli individui.

Installazione di Dropbox su tutti i dispositivi

Una volta effettuata la registrazione, si dovrebbe procedere all’installazione di Dropbox su tutti i dispositivi che si utilizzano regolarmente. 

Questo potrebbe essere il tuo desktop, laptop e smartphone, per esempio. 

Tuttavia, tieni presente che Dropbox Basic ti limita a tre dispositivi. Se te ne servono altri, dovrai passare a un piano a pagamento.

Utilizza i seguenti link per scaricare Dropbox in modo gratuito

Puoi anche accedere al sito web di Dropbox in modo da poter effettuare l’accesso al tuo account da qualsiasi luogo e da qualsiasi dispositivo.

Come usare Dropbox: Le basi

Ora che sei pronto a partire, diamo un’occhiata alle istruzioni fondamentali per l’utilizzo di Dropbox

La cartella Dropbox

Una volta installato Dropbox sul desktop o sul portatile ed effettuato l’accesso al tuo account, vedrai una nuova cartella Dropbox sotto la tua directory utente. 

Questa è la “cartella magica” che è al centro dell’esperienza Dropbox. Q

ualsiasi cosa inserisci in questa cartella si sincronizzerà con il tuo account Dropbox e diventerà disponibile ovunque tu abbia effettuato l’accesso.

cartella dropbox

Puoi utilizzare questa cartella come preferisci.

Magari stai lavorando su un grosso documento e vuoi spostare tutte le tue bozze e i tuoi materiali all’interno.

O forse inizi ad usarla come deposito per le tue foto più preziose: sta a te decidere.

Tieni d’occhio le icone che appaiono accanto al contenuto della tua cartella Dropbox:

  • Un cerchio verde indica la corretta sincronizzazione del file con le ultime modifiche.
  • Il cerchio blu con le frecce indica che un file è attualmente sincronizzato.
  • Se si vede un cerchio rosso con una X, qualcosa non va e Dropbox non riesce a sincronizzare il file/cartella. Questo di solito è dovuto a un nome di file non valido, a un errore di autorizzazione, o perché si è esaurito lo spazio di Dropbox.

Utilizzo del menu e delle preferenze di Dropbox

Fai clic sull’icona Dropbox nella System Tray (Windows) o nella barra dei menu (Mac) per ottenere un hub di informazioni relative a Dropbox.

Dropbox-Menu-Windows

Qui puoi controllare lo stato di sincronizzazione, mettere in pausa la sincronizzazione, vedere le recenti modifiche dei file e molto altro ancora. 

Clicca sull’icona del tuo profilo e scegli Preferenze per aprire il pannello delle impostazioni di Dropbox.

Da notare qui l’opzione Avvia Dropbox all’avvio del sistema nella scheda Generale. 

avvia dropbox avvio del sistema

Si consiglia di tenerla accesa, altrimenti si dovrà avviare manualmente Dropbox per sincronizzare i file.

Nella scheda Larghezza di banda è possibile modificare il numero di risorse di rete che Dropbox utilizza per gli upload e i download.

Una delle funzioni più utili di Dropbox è la sincronizzazione selettiva, che si trova nella scheda Sincronizzazione. Ciò consente di scegliere solo alcune cartelle da sincronizzare al dispositivo corrente. 

Dropbox-sincronizzazione-selettiva

In questo modo si risparmia spazio sul computer e si può sempre accedere a tutto il resto su Dropbox.com.

Se disponi di un piano a pagamento, puoi utilizzare invece la funzione Smart Sync

Questo ti permetterà di vedere tutto quello che c’è nel tuo Dropbox dal tuo desktop senza occupare spazio sul disco rigido. Quando si fa clic per aprire un file, Dropbox lo sincronizza al volo.

Utilizzo di Dropbox su Android o iPhone

Sui dispositivi mobili, è possibile accedere ai propri file utilizzando l’applicazione Dropbox. 

Poiché la maggior parte dei telefoni non ha tanto spazio di archiviazione quanto i computer, Dropbox non sincronizza automaticamente tutti i tuoi file come fa sul tuo desktop.

Al contrario, è possibile sfogliare tutto nel proprio account e aprire i contenuti a seconda delle necessità. 

È abbastanza simile all’interfaccia web di Dropbox. 

Usa la scheda File sulla barra laterale sinistra (Android) o la barra inferiore (iOS) per sfogliare tutti gli elementi del tuo account.

Dropbox Android lista file
Dropbox Android opzioni file

Tocca un file per visualizzarne l’anteprima e utilizza il pulsante Menu a tre punti per visualizzare altre opzioni. 

L’opzione Star è comoda, in quanto è possibile utilizzarla per etichettare i file più importanti.

Salvataggio di file mobile offline

Da notare anche nel menu overflow il cursore Make available offline. Attivalo per accedere al file anche quando non si è connessi a Internet.

Purtroppo, dovrai farlo per ogni singolo file con Dropbox Basic. 

Il salvataggio di intere cartelle offline è una caratteristica esclusiva di Dropbox Plus. Tuttavia, è sempre possibile utilizzare il pulsante Esporta per salvare una copia del file sul dispositivo.

Funzione Camera Upload

Dropbox-Camera-Upload
Dropbox-Camera-Upload-Setting

Una delle migliori caratteristiche dell’utilizzo di Dropbox sul tuo dispositivo mobile è la funzione Camera Upload.

In questo modo è possibile sincronizzare automaticamente tutte le immagini scattate sul proprio account Dropbox.

Poiché le foto sono una delle forme più preziose di informazioni sui nostri dispositivi, questo è un modo semplice per proteggerle.

Apri la scheda Foto sulla barra laterale sinistra o sulla barra di navigazione in basso a sinistra di Dropbox per verificarne lo stato.

Potrebbe essere necessario attivare il caricamento della Fotocamera sotto Impostazioni (Android) o Account (iOS) se non è già accesa. 

In questo modo è possibile scegliere se si desidera caricare anche i video e se gli upload possono essere eseguiti in background.

Caratteristiche avanzate di Dropbox

Questo è tutto quello che devi sapere per usare Dropbox, ma ci sono funzioni aggiuntive che lo rendono ancora più utile. 

Condivisione con Dropbox

Sia che tu voglia mettere una cartella a disposizione del pubblico o che tu abbia bisogno di condividere un file di grandi dimensioni con un amico via e-mail, Dropbox facilita la condivisione di tutto ciò che è nel tuo account.

Per farlo, basta fare clic con il tasto destro del mouse su un file o una cartella presente nella cartella Dropbox sul desktop o premere il pulsante Condividi sull’interfaccia web o mobile. 

Da lì, puoi scegliere di condividerlo con un indirizzo e-mail specifico o creare un link che chiunque può utilizzare per accedervi.

È possibile impostare il loro accesso a Can edit per il controllo completo o Can view se non si desidera che altri apportino modifiche. Il primo è ottimo per una collaborazione a lungo termine.

File di richiesta

Oltre all’invio di file, è possibile utilizzare Dropbox anche per ricevere file da altri. 

Questo funziona anche se le persone non hanno un account Dropbox. 

È estremamente utile per raccogliere le foto delle persone ad un evento, le iscrizioni ad un concorso e situazioni simili basate sull’invio.

Per utilizzarlo, fare clic su File > Richieste di file sul sito web di Dropbox. Questo consente di impostare una nuova richiesta di file. Solo tu avrai accesso ai file ricevuti di default.

Cronologia delle versioni

Dropbox consente di ripristinare una versione precedente di un file in caso di modifiche accidentali o altri errori. 

Per farlo, fare clic sul pulsante a tre punti del file nell’interfaccia web di Dropbox e premere su Cronologia delle versioni.

Qui potrai vedere tutte le modifiche apportate al file negli ultimi 30 giorni. Fare clic su uno per visualizzarlo, oppure scegliere Ripristina per renderlo la versione corrente.

Se il file è stato cancellato di recente, fare clic sulla voce File cancellati nella barra laterale File. Qui è possibile ripristinare gli elementi cancellati negli ultimi 30 giorni.

Dropbox Paper

Dropbox offre il proprio strumento collaborativo per l’editing dei documenti chiamato Paper. 

È un po’ come Google Docs mischiato a un servizio per prendere appunti come OneNote o Evernote, in quanto consente di creare documenti, fare brainstorming e lavorare con gli altri.

Probabilmente non ti piacerà più dei tuoi attuali strumenti per questo tipo di lavoro, ma vale la pena dare un’occhiata se vuoi immergerti completamente nell’ecosistema Dropbox.

Conclusioni

Spero che questa guida per l’utente di Dropbox ti abbia aiutato! Naturalmente, Dropbox ha molto di più da offrire, soprattutto nei suoi piani a pagamento. 

Se stai cercando una piattaforma di cloud storage facile da usare e a basso costo, Dropbox potrebbe fare al caso tuo. 

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